Perché convertire in PDF
Il formato PDF è lo standard de facto per la condivisione e l’archiviazione di documenti: mantiene layout, caratteri e immagini indipendentemente dal dispositivo o dal sistema operativo. Convertire un documento in PDF è utile quando si deve consegnare materiale ufficiale (domande, curricula, moduli compilati), inviare allegati via email o archiviare file in modo stabile. Inoltre i PDF possono essere firmati digitalmente e resi conformi a standard come PDF/A per l’archiviazione a lungo termine.
Quali formati è possibile convertire
Oggi è possibile convertire praticamente qualsiasi formato in PDF: documenti Word (.docx, .doc), fogli di calcolo (.xls, .xlsx), presentazioni (.pptx), immagini (.jpg, .png, .tiff), pagine web (.html) e persino file di testo puro. In questa guida copriamo i percorsi più pratici e affidabili per i casi più comuni.
Metodi rapidi e gratuiti (consigliati)
1. Microsoft Word (Windows / macOS)
Se il documento è in Word, il modo più semplice è usare l’esportazione integrata:
- Apri il documento in Microsoft Word;
- Vai su File → Salva con nome (o Esporta → Crea PDF/XPS);
- Scegli PDF come formato, opzionalmente seleziona Standard (pubblicazione online e stampa) o Dimensioni minime (pubblicazione online) a seconda del bisogno;
- Salva. Word preserva layout, sommari e metadati quando possibile.
Vantaggi: rapidità, preserva tocchi tipografici. Svantaggi: dipende dalla versione di Word (le opzioni di compatibilità variano).
2. Google Docs (online, multipiattaforma)
Per chi lavora in cloud, Google Docs offre un’esportazione semplice:
- Apri il file su Google Docs;
- File → Scarica → Documento PDF (.pdf);
- Il PDF risultante mantiene la maggior parte della formattazione, ma alcune font o stili complessi potrebbero cambiare.
Vantaggi: gratuito e accessibile da qualsiasi dispositivo. Svantaggi: possibile perdita di formattazione avanzata.
3. LibreOffice (Windows / macOS / Linux)
LibreOffice è una soluzione gratuita e potente: apri il file in Writer e usa File → Esporta come → Esporta come PDF. Offre opzioni avanzate di compressione immagini, elevata qualità e controllo su PDF/A.
Strumenti online gratuiti e affidabili
Se preferisci non installare software, molti siti permettono la conversione gratuita direttamente dal browser. Alcuni esempi comuni sono strumenti che permettono:
- caricare un file e scaricare il PDF convertito;
- combinare più immagini o documenti in un solo PDF;
- convertire pagine web in PDF mantenendo layout e immagini.
Quando usi servizi online, ricorda di non caricare dati sensibili su piattaforme non affidabili. Controlla la policy sulla privacy e la cancellazione dei file del servizio scelto.
Conversione di immagini in PDF
Per trasformare immagini (.jpg, .png) in PDF:
- Windows: seleziona le immagini, clic destro → Stampa → scegli “Microsoft Print to PDF” come stampante virtuale;
- macOS: apri l’immagine in Anteprima → File → Esporta come PDF;
- Linux: usa strumenti come ImageMagick (`convert immagine.jpg documento.pdf`) o LibreOffice per inserire immagini in un documento e esportare in PDF.
Consiglio: per scansioni multipagina, usa app che creano PDF multipagina e ottimizzano la qualità (ad esempio applicazioni mobile dedicate allo scanning).
Convertire pagine web in PDF
Per salvare una pagina web come PDF:
- Chrome/Edge/Firefox: File → Stampa → Salvare come PDF (o usa la combinazione Ctrl+P / ⌘+P);
- Estensioni browser: esistono plugin che “ripuliscono” la pagina prima della conversione (reader view) per ottenere un PDF più leggibile;
- Strumenti server-side: per conversioni automatiche o batch, strumenti come wkhtmltopdf o headless Chrome possono generare PDF programmati da URL.
Formato PDF/A per archiviazione
Se devi archiviare documenti per lungo periodo (ad es. pratiche amministrative, documentazione aziendale), valuta la conversione in PDF/A, una variante del PDF pensata per l’archiviazione. Il PDF/A incorpora font e non fa riferimento a risorse esterne, aumentando la compatibilità futura. Molti software di conversione (LibreOffice, Acrobat, alcuni servizi online) offrono l’opzione per esportare come PDF/A.
Ridurre la dimensione del PDF senza perdere qualità
Se il file diventa troppo grande (ad esempio quando contiene molte immagini), segui questi suggerimenti:
- comprimere immagini (ridurre risoluzione a 150–200 dpi per documenti destinati a visualizzazione web);
- usare formati immagine moderni prima della conversione (es. WebP), se compatibili;
- se usi Adobe Acrobat, usa la funzione “Riduci dimensione file” con controllo della qualità;
- in alternativa, esegui la conversione con impostazioni “dimensioni minime” quando disponibile.
Sicurezza: proteggere o firmare i PDF
Per invii ufficiali o documenti sensibili, considera di:
- apporre una password di apertura o restrizioni di modifica (attenzione: alcune giurisdizioni non accettano documenti protetti per pratiche ufficiali);
- usare la firma digitale per garantire autenticità e integrità (la firma digitale qualificata è la più sicura);
- conservare una copia non protetta per eventuali verifiche e un PDF firmato per l’invio ufficiale.
Strumenti professionali (quando servono funzioni avanzate)
Se lavori spesso con PDF a livello professionale, potresti valutare software a pagamento che offrono funzioni avanzate: editing, OCR (riconoscimento testo su immagini/scansioni), gestione batch, conversione in PDF/A, compressione avanzata e integrazioni con sistemi documentali.
Questi strumenti semplificano i flussi di lavoro in ufficio ma non sono necessari per conversioni occasionali.
Guida rapida: quale metodo scegliere in base al caso
- Documento Word definitivo: usa l’esportazione nativa di Word;
- Documento cloud: Google Docs per semplicità;
- Immagini / scansioni: usa app di scanner e poi esporta in PDF multipagina;
- Pagina web: stampa/salva come PDF dal browser o usa strumenti server per conversione automatica;
- Archiviazione a lungo termine: esporta in PDF/A con controllo dei font incorporati.
Risolvere problemi comuni
Font che cambiano o testo che si sposta
Se dopo la conversione il layout risulta diverso, incorpora i font nel PDF (opzione disponibile in molti exporter) oppure converti in PDF dal sistema che ha i font corretti installati. In alternativa salva in PDF su una macchina che abbia le stesse risorse tipografiche.
PDF troppo grande
Riduci la risoluzione delle immagini o usa opzioni di compressione: spesso è sufficiente passare da 300 dpi a 150–200 dpi per uso digitale mantenendo una buona qualità visiva.
Testo non selezionabile (scansioni)
Se hai un PDF creato da scansione, applica OCR con software come LibreOffice Draw, strumenti dedicati o soluzioni online affidabili per ottenere un PDF ricercabile e selezionabile.
Risorse utili e link
Per approfondire strumenti e standard visita:
Conclusione e suggerimenti pratici
Convertire in PDF nel 2025 è semplice: scegli lo strumento che meglio si adatta al tuo flusso (Word, Google Docs, LibreOffice, servizi online) e presta attenzione a qualità, dimensione e sicurezza. Per invii ufficiali valuta il PDF/A e la firma digitale; per condivisione rapida utilizza la versione compressa. Se vuoi, posso preparare una check-list scaricabile o un breve tutorial video per mostrare i passaggi su Windows e macOS.